Kanun ve mevzuatlara göre tutulması zorunlu olan defterlerin (Defter-i Kebir ve Yevmiye Defteri), elektronik ortamda oluşturulmasını, kaydedilmesini ve ibraz edilmesini sağlayan sistemin genel adıdır.
Genel Tebliğ düzenlemelerine göre oluşturulan dosyaların, e-defter olarak kabul edilebilmesi için mali mühür ile mühürlenmesi ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması ve beratının alınması gerekmektedir.
Berat dosyası e-defter gibi bir Xml dosyadır. Berat dosyasında; e-defterin onaylandığı mali mührün değeri, VKN, defterin dönemi, defterin türü (Defter-i Kebir ve Yevmiye Defteri) gibi bilgiler yer almaktadır. Defterin içeriğine ait herhangi bir muhasebe kaydı veya verisi berat dosyasında yer almamaktadır.
GİB’in belirlediği standartlarda ve formatta hazırlanan defterin, mühürlendikten sonra GİB’e gönderilmeden önce bir de berat dosyasının oluşturulması gerekmektedir. VUK’a göre; sadece berat dosyası oluşturulmuş olan e-defterler kabul görmektedir. Buradaki amaç; e-defter’in değişmezliğinin ve bütünlüğünün ispat edilmesine yöneliktir. Daha sonraki aşamada; berat dosyası GİB’in “edefter.gov.tr” sayfasında yüklenir. Beratın GİB tarafından onaylanıp onaylanmadığı da yine bu sayfadan takip edilebilmektedir.
Onaylanan berat dosyasının yasal saklama süresince mühürlenmiş olan defter dosyası ile birlikte muhafaza edilmesi gerekmektedir.
1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yer alan şartları taşıyan gerçek ve tüzel kişiler e-defter tutabilir.
e-Defter uygulamasını kullanmak isteyen mükelleflerin;
- Gerçek kişi ise; 5070 sayılı e-imza kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen NES’a sahip olması, tüzel kişi ise; 397, 416, 421 ve 424 sıra numaralı VUK genel tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde mali mühür temin etme,
- “e-defter.gov.tr” den elektronik defter kullanımı için başvuru sürecini tamamlama,
- Kamu Sertifikasyon Merkezi web sayfasından “Zaman Damgası” programını yükleme,
- Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden “Zaman Damgası” temin etme,
- Java ürününe ait son versiyonunu yükleme
işlemlerini gerçekleştirerek sisteme kayıt olması gerekmektedir.
Ayrıca; e-defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın, “Yazılım Uyumluluk Onayı” almış olması gerekmektedir.
Müşterilerimizin mali işlem ve iş sistemlerinde köklü bir değişimi öngören e-fatura uygulamasıyla başlayan işbirliğimizi bir adım ileriye taşıyarak muhasebe süreçlerinin başarılı yürütülmesi için e defter uygulaması ile de yanlarındayız.
20 haziran 2015 tarih 454 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile kapsama giren mükellefler ;
a) 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler.
1. b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa3 ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)’ndan lisans alan mükellefler. Bayilik lisansı olanlar, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle bu bent kapsamında değerlendirilmeyecektir.
2. c) Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler.
e-defter başvuru sürecinizi başlatabilmek için aşağıda yer alan şartları taşımanız gerekmektedir.
E-defter uyumluluk onayına sahip bir yazılıma sahip olmak, Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika temin etmiş olmak, Tüzel kişi mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmak.
Doğrudan Entegrasyon ile
Firmalar, aracı entegratör olmadan kendi bilgi işlem alt yapısı ve yazılımını kullanarak e-defter sistemini kullanabilirler. Bu yöntemin kullanımı firmaya ek gider bütçesi çıkartması ile birlikte, firmanın insan kaynağı gücünü ve zamanını da fazlası ile kullanır.
Özel Entegratör e-Defter Platform Bağımsız Uygulaması ile Özel entegratörler e-defter uygulamasına kayıtlı mükellefler ile kayıt olmak isteyen kullanıcılara, e-defter hizmeti sunmaktadır.
e-Defter Çözümü olarak
- Defterleri elektronik dosya biçiminde hazırlama
- e-Defter Saklama
- Defter Beratı Oluşturma
- Berat Saklama
- Arşivleme
hizmetlerini elektronik ortamda hızlı ve güvenli bir şekilde elektronikfaturam.com’dan alabilirisiniz.
e-Defter platform bağımsız uygulaması ile müşterilerimize;
- e-Defter Oluşturma
- e-Defter İmzalama
- e-Defter Berat Dosyasını Oluşturma
- Berat Dosyasını İmzalama
- Berat Dosyasını GİB’e Gönderme
- GİB Onaylı Berat Dosyasını Alma / İndirme
- e-Defter ve Berat Dosyasını Saklama
- e-Defter ve Berat Dosyasını İbraz Etme hizmetlerini sunmaktayız.
Beratın Son Yükleme Tarihi
- Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.
- Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.” hükmü bulunmaktadır.