e-Arşiv Fatura Uygulaması, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak kağıt formatta düzenlenen ve muhafaza edilen bütün faturaların elektronik ortama taşınması, elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, elektronik ortamda ibrazı ve elektronik ortamda raporlanmasını kapsamaktadır.
e-Arşiv Fatura kullanıcısı olabilmek için, e-fatura kullanıcısı olma zorunluluğu vardır. e-arşiv, e-fatura kapsamı dışında kalan firma ve tüketicilere kesilen faturaların da elektronik ortamda düzenlenmelerine ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan sağlamaktadır.
e-Arşiv Fatura olarak oluşturulan faturalar, GİB tarafından belirlenen formatta bir sonraki ayın 1’i ile 15’i arası oluşturularak GİB’e bildirilmek zorundadır. Raporlar sadece izin alan özel entegratörler aracılığı ile gönderilebilir.
e-Arşiv Fatura yazılım sistemi, hazırlanan faturaların alıcı ve gönderici arasında güvenli ve stabil bir şekilde ulaştırılması için geliştirilmiştir.
Fatura sistemini elektronik ortama taşımak isteyen anonim şirketler, limited şirketler ve gerçek / şahıs şirketleri e-arşiv Fatura sistemine kayıt olarak kullanabilir.
e-Arşiv Fatura uygulamasını kullanan mükellefler;
- 397 sıra numaralı VUK genel tebliği ile getirilen e-fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflere düzenledikleri faturaları anılan tebliğe göre e-fatura olarak oluşturmak, iletmek, mali mühür ya da NES ile onaylarak muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
- 397 sıra numaralı VUK genel tebliği ile getirilen e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine e-arşiv uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kağıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını mali mühür ya da NES ile onaylarak, elektronik ortamda muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
- Vergi mükellefi olmayanlara ise e-arşiv uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmeye veya kağıt ortamında göndermeye, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını mali mühür ya da NES ile onaylarak, elektronik ortamda muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik belgelerin ve ilişkili raporların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü elektronik veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı veya doğrulama ve görüntüleme araçlarını kapsar. Mükellefler tarafından muhafaza edilen elektronik belgeler muhatabına gönderilen kâğıt nüshalar ile aynı içerikte ve istenildiğinde aynı görüntüde basılabilecek şekilde saklanır.
e-Fatura
Faturalar elektronik ortamda alıcısına iletilir, kağıt çıktı alınamaz.
Alıcısına gönderilen her fatura önce GİB’e iletilir.
UBL-TR formatı zorunludur.
GİB Portal, Doğrudan Entegrasyon ve Özel Entegrasyon yöntemlerinden biri kullanılır.
Zorunluluk kapsamı 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğin yayımı ile birlikte Elektronik Fatura Uygulaması (e-Fatura Uygulaması) hizmete alınmış bulunmaktadır.
e-Arşiv Fatura
Hem elektronik hem de kağıt fatura çıktısı alınarak alıcısına iletilebilir.
GİB’e ay sonlarında hazırlanacak bir rapor ile bilgi verilir.
Format zorunluluğu yoktur, istenirse UBL-TR formatı kullanılabilir.
Doğrudan Entegrasyon veya Özel Entegrasyon yöntemlerinden biri kullanılır.
İnternet üzerinden satış yapan ciro hacmi yüksek mükellefler için zorunludur.
Maliyet
- Basım maliyeti yoktur.
- Gönderim maliyeti yoktur.
- Arşiv maliyeti yoktur.
Zaman Tasarrufu
- Fatura gönderimi ve onayı birkaç dakika içerisinde tamamlanır.
- Gelen ve giden faturaların, şirketlerin nakit akış planına dahil olma sürelerini kısaltır.
- Gerektiğinde faturaların ibrazı kolay ve hızlıdır.
- Fatura oluştuğu anda müşteriye e-mail gibi elektronik yollarla iletilir.
Minimum Hata
- Anlık ve otomatik veri kaydı ile hata ihtimalini en aza indirir.
- Faturaya ilişkin bilgilerin hemen kontrolü, doğrulanması ve uyuşmazlık çözümü kolaydır.
- Gelen giden faturaların kaybolması engellenir.
Faturalara Kolay Erişim
- Gelen ve giden faturaların elektronik olarak saklanması ile faturalara istenildiği zaman kolaylıkla erişim sağlanır.
Çevre Koruma
- Kağıt fatura oluşturmak için kesilen ağaç sayısını azaltarak çevreyi korur.
e-Arşiv Fatura yazılım sisteminde faturalar;
- e-fatura mükellefi olan müşterilere, e-fatura olarak
- e-fatura mükellefi olmayan e-arşiv fatura mükelleflerine, e-mail gibi yollarla elektronik ortamda
- Bireysel müşterilere, müşterinin isteğine göre e-mail gibi elektronik ortamda veya kağıt çıktısı alınarak gönderilir.
Özel entegratörler e-arşiv fatura hizmeti sunduğu kullanıcıların bütün faturalarının 2. nüshalarını elektronik ortamda 10 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklamaktadır.
Entegrasyon
Firma içerisinde kullanmış olduğunuz muhasebe yazılımınız (ERP), e-Arşiv Fatura sistemi Web Service / Konnektör ile entegre olur. Entegre olan bu sistemler şirket içerisinde kullanmaya alışık olduğunuz düzeni bozmadan, hizmet almanızı sağlar.
Web Portal
Herhangi bir web sitesine erişebildiğiniz her yerden, 7/24 ulaşabileceğiniz ve gerekli işlemleri yapabileceğiniz bir ara yüzdür. Portal üzerinden fatura oluşturabilir, gönderip / alabilir, toplu fatura yükleyebilir, fatura arama yapabilir, PDF olarak görüntüleyebilir / indirilebilir vb. işlemlerin hepsini gerçekleştirebilirsiniz.